Portales de transparencia

Si es una entidad pública, sí. La Ley 1712 alcanza a la rama ejecutiva en el nivel nacional y territorial, tanto del sector central como de las descentralizadas, y también a empresas industriales y comerciales del Estado, empresas de servicios públicos, sociedades de economía mixta, organismos autónomos y partidos políticos. Y alcanza a los particulares que cumplan una función pública o administren recursos públicos, que es donde suelen dudar las corporaciones, las asociaciones de municipios y las ESAL con convenios: si maneja plata pública, responde por ella. La señal más práctica es el ITA: si la Procuraduría le pide diligenciar la matriz de autoevaluación, su entidad es sujeto obligado.

Son dos normas que hacen cosas distintas. La Ley 1712 de 2014 dice QUÉ información hay que publicar; la Resolución 1519 de 2020 del MinTIC dice CÓMO, y es la que trae los estándares. De ella salen el menú de Transparencia con sus diez secciones, el menú de Atención y Servicios a la Ciudadanía, el menú Participa, una sección de noticias en la página principal, la franja GOV.CO y el pie de página del portal único del Estado, las políticas del sitio —términos y condiciones, privacidad y tratamiento de datos, derechos de autor y seguridad digital— y las directrices de accesibilidad, que exigen WCAG 2.1 en nivel AA.

Diez secciones, y en conjunto rondan los setenta y cinco ítems. Son: información de la entidad, normativa, contratación, planeación y presupuesto e informes, trámites y servicios, participa, datos abiertos, información específica para grupos de interés, obligación de reporte, e información tributaria. Cada una llega con su propia lista de documentos, el formato en que se publican y cada cuánto se actualizan. La más extensa es la cuarta, la de planeación y presupuesto, que sola reúne una docena de ítems.

La lista de chequeo ya existe y es oficial: la matriz del ITA de la Procuraduría. Cada pregunta pide una dirección concreta de su portal donde esté publicado lo que se pregunta, así que el ejercicio de llenarla revela el faltante solo — donde no haya un enlace que señalar, ahí está el hueco. Nosotros también lo revisamos: miramos el portal que ya tiene, lo comparamos con lo que la norma le exige a una entidad de su tipo y le entregamos por escrito qué está publicado, qué falta y qué está pero no se encuentra, que no es lo mismo.

El más concreto es un número. Cada año la entidad se autoevalúa ante la Procuraduría con la matriz del ITA, y el resultado es un puntaje de 0 a 100 que queda publicado junto al nombre de la entidad, donde puede consultarlo cualquiera: un ciudadano, un concejal, un periodista. Un portal con información vieja se refleja ahí, y ese número se queda todo el año a la vista. La Procuraduría además vela por el cumplimiento de la Ley 1712 y puede requerir a la entidad para que corrija. Y hay algo que no se mide pero se nota: quien entra a buscar un informe y no lo encuentra termina radicando una solicitud, que alguien tiene que responder dentro de un plazo.

Para la gestión contractual basta el enlace, y lo dice el Anexo 2 con esas palabras: la información se publica en el SECOP, y en la web de la entidad debe indicarse el vínculo que redirija a las búsquedas de procesos contractuales en SECOP I y SECOP II, según cuál le aplique. Con el plan anual de adquisiciones pasa igual: la publicación se puede surtir con el enlace al SECOP. Lo que no se resuelve enlazando es el resto de la sección: el estado de ejecución de los contratos —con fechas de inicio y finalización y valor—, el manual de contratación y los formatos o pliegos tipo van publicados en el portal. Y el enlace tiene que llevar a las búsquedas de su entidad, no a la portada del SECOP.

Hay dos con fecha exacta, y es la misma: antes del 31 de enero de cada año van el plan de acción y el informe de gestión. En el mismo ciclo anual entran el presupuesto general de ingresos, gastos e inversión de la vigencia —con sus modificaciones, indicando la fecha de cada ajuste—, la ejecución presupuestal y el plan anual de adquisiciones. Aparte del calendario anual corren los trimestrales, que son los que más se atrasan: el informe sobre acceso a la información, quejas y reclamos, y el de defensa pública y prevención del daño antijurídico.

Lo marca el propio Anexo 2, ítem por ítem, según la naturaleza jurídica de la entidad y las funciones que cumple. El caso más claro es la décima sección, la de información tributaria: la norma dice que solo aplica a entidades del nivel territorial, o sea municipios y distritos, así que un instituto descentralizado, una ESE o una empresa de servicios públicos no responden por ella. Lo mismo ocurre con la contratación, que obliga a quienes contratan con cargo a recursos públicos, y con los trámites, que solo aplican a quienes los tienen. Esa clasificación es la primera decisión del trabajo, porque de ella depende el menú entero: publicar de más confunde tanto como publicar de menos.

Son tres menús distintos que la misma resolución exige por separado, y conviene verlos como tres puertas de un edificio. Transparencia es el archivo: los documentos que prueban cómo se gobierna la entidad. Atención y Servicios a la Ciudadanía es el mostrador: los trámites, los demás procedimientos administrativos, las consultas de acceso a información, las ventanillas únicas, los datos de contacto y el formulario de PQRSD. Participa es la mesa: los mecanismos por los que la ciudadanía interviene en lo que la entidad decide, y su contenido lo fija Función Pública. La confusión más común tiene una causa concreta: «Participa» aparece dos veces, como menú propio y como la sexta sección de dentro del menú de Transparencia. No es un error de la norma ni una repetición: dentro de Transparencia va el mecanismo por el cual el público puede participar en la formulación de políticas, y el menú Participa es el espacio completo.

Sí. La sección de transparencia es un área del portal con su propia estructura, y se puede reconstruir entera dejando el resto del sitio como está: el diseño, las demás páginas y las direcciones que ya circulan no se tocan. Es lo más frecuente, de hecho — casi ninguna entidad llega queriendo rehacer su sitio, llega con un menú incompleto o desordenado.

Sí, las tres cosas. El diagnóstico es el punto de partida: revisamos el portal que ya tiene contra lo que la norma le exige a una entidad de su tipo, y entregamos por escrito qué está publicado, qué falta y qué está mal ubicado. La actualización es el montaje: se sube lo que ya existe y se le da su sitio a cada documento. Y las recomendaciones son la parte que sobrevive a la entrega — qué documentos van a exigirle actualización cada trimestre, quién debería tenerlos a mano y cómo se publican sin volver a llamarnos.

Sí, y es un plan aparte del montaje. El portal se entrega listo para que su equipo lo mantenga solo: los directorios quedan creados y ordenados, y publicar es cargar el documento donde corresponde. A partir de ahí hay dos formas de que sigamos encima, según cómo trabaje la entidad: un acompañamiento durante todo el año, o una asesoría puntual cuando aparezca un hallazgo. Cuál conviene depende del tamaño del portal y de quién lo mantiene por dentro, así que se acuerda hablando.